Met digitaal factureren werkzaamheden sneller afhandelen

Printen, frankeren en het bezoekje aan de brievenbus zijn bij Wanpla Kampen verleden tijd. Sinds enige tijd verstuurt het bedrijf facturen digitaal. ‘We kunnen werkzaamheden nu veel efficiënter afhandelen’, aldus eigenaresse Grietje Klompenmaker.

Wanpla Kampen is specialist in systeemwanden- en plafonds. De administratie werd al grotendeels digitaal gedaan. ‘Alleen facturen verstuurden we nog per post’, vertelt Grietje. ‘Omdat de tarieven bij PostNL stegen en de bezorgmomenten afnamen, besloten we de mogelijkheden van digitaal factureren te bekijken.’

Factureren in stijl

Grietje informeerde bij de leverancier van haar administratiepakket. Daar was het echter niet eenvoudig om digitale facturen te voorzien van een passende huisstijl. ‘Dit vond ik een gemis, aangezien een herkenbare stijl bijdraagt aan een betrouwbare en professionele uitstraling.’ Ze zocht verder en kwam per toeval uit bij haar ICT-consultant Systra ICT. Jan van Asselt bleek over speciale software te beschikken die aan het bestaande administratiepakket gekoppeld kon worden. Deze software was een schot in de roos. ‘Ik kan nu facturen blijven maken in mijn vertrouwde administratieomgeving. Met één druk op de knop schakel ik naar het andere programma en worden de facturen gepersonaliseerd’, legt Grietje uit. ‘Heel eenvoudig.’ 

Snel terugverdiend

De implementatie van de software bracht een eenmalige investering met zich mee, maar die heeft Grietje inmiddels al terugverdiend. ‘Ten eerste kost digitaal factureren veel minder tijd. Daarnaast ging voorheen de betalingstermijn pas in als de factuur op de deurmat lag, nu loopt hij gelijk wanneer de klant de mail ontvangt’, aldus Grietje. ‘Ook vind ik de snelle manier van communiceren prettig: de ontvangst van de factuur geeft klanten direct een extra bevestiging dat de werkzaamheden lopen. We zijn erg blij met de nieuwe facturatieoplossing.’

Interessant artikel? Deel het direct met uw netwerk