Privacyreglement Systra ICT

In ons Privacyreglement gebruiken wij een aantal definities (deze definities kunnen in enkelvoud en meervoud worden gebruikt):

Cookie: een klein bestand dat via een internetsite op (het IP-adres van) jouw computer wordt geplaatst en informatie over jouw bezoek aan de Systra ICT internetsite registreert;
Reglement: dit privacyreglement;
Privacywetgeving: Wet bescherming persoonsgegevens (vanaf 25 mei 2018: de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

1.  Toelichting op het Reglement

Systra ICT mag de gegevens die jij aan haar verstrekt niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van jouw persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet heeft Systra ICT de plicht om haar klanten:

  • op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door Systra ICT worden verwerkt;
  • te melden wie de gegevens kunnen inzien;
  • voor het verwerken van bepaalde gegevens toestemming te vragen.

Systra ICT vindt jouw privacy belangrijk. Daarom geeft Systra ICT in dit Reglement een toelichting op hoe zij met jouw gegevens omgaat, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens Systra ICT expliciet om jouw toestemming moet vragen.

2.  De persoonsgegevens die Systra ICT gebruikt en het doel van het gebruik

Systra ICT verwerkt (mogelijk) jouw persoonsgegevens als je klant wordt of bent van Systra ICT, de website bezoekt, een werknemer van Systra ICT bent, je aanmeldt voor nieuwsbrieven van Systra ICT of via het contactformulier contact met ons opneemt. Systra ICT verzamelt jouw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en IP-adres. Van werknemers verwerken we ook het BSN-nummer. Upload je bij ons klantenportal jouw pasfoto dan verwerken we die ook. Deze gegevens stellen ons in staat om:

  • de overeenkomst die klanten met Systra ICT sluiten financieel en administratief te kunnen afhandelen;
  • onze dienstverlening te kunnen leveren;
  • klanten of geïnteresseerden te kunnen bereiken als dat nodig is;
  • om onze dienstverlening verder te ontwikkelen/te optimaliseren; jou op maat gesneden informatie aan te bieden (direct marketing); • onze verplichtingen als werkgever na te komen.

IP-adressen/cookies

Systra ICT houdt IP-adressen bij van (potentiële) klanten die de website bezoeken. Deze gegevens stellen ons in staat om:

  • te registreren welke internetsite/internetpagina’s je bezoekt;
  • de functionaliteit en de inhoud van de website verbeteren;
  • bij te houden voor welke onderwerpen of toepassingen (potentiële) klanten zich interesseren;
  • ervoor te zorgen dat je niet steeds dezelfde informatie ontvangt;
  • het productaanbod te verbeteren.

Toelichting met betrekking tot het plaatsen van cookies

Als je onze website bezoekt worden er automatisch cookies geplaatst waardoor we aan de hand van jouw IP-adres bepaalde informatie kunnen bijhouden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om informatie over hoe vaak je onze website bezoekt en voor welke onderwerpen jij je interesseert. Zie voor meer informatie ons cookiebeleid op de website.

3.  Verstrekking persoonsgegevens aan derden

Systra ICT verstrekt geen persoonsgegevens aan personen of bedrijven buiten de Systra ICT organisatie, tenzij:

  • dat verplicht is door een wettelijk voorschrift;
  • dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst die Systra ICT met jou heeft gesloten;
  • je daarvoor toestemming hebt gegeven.

4.  Plichten/beveiligde toegang/geheimhouding/bewaartermijn

  • Systra ICT verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze verkregen worden en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit Reglement.
  • jouw persoonsgegevens kunnen enkel en alleen door het personeel van Systra ICT worden ingezien, tenzij in dit Reglement anders is bepaald. Al jouw persoonsgegevens worden door Systra ICT beveiligd tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat:
  • uit het hebben van een persoonlijk wachtwoord voor iedere werknemer om in te loggen in het digitale systeem.
  • de medewerkers van Systra ICT hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle aan Systra ICT verstrekte persoonsgegevens;
  • Systra ICT heeft technische maatregelen genomen om het door haar gebruikte systeem te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf overeenkomstig de wet;
  • jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor een goede administratie. Systra ICT hanteert een termijn van twee jaar na de laatste aankoop/bestelling/factuur, waarna de gegevens vernietigd worden. De wet kan een andere bewaartermijn voorschrijven. Als dat zo is zal Systra ICT zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

5.  Jouw rechten als betrokkene

  • recht op informatie: het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van jou verwerkt worden en met welk doel;
  • inzagerecht: het recht op inzage en afschrift van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad;
  • het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn (recht op correctie en verwijdering). Aan het recht om (gedeeltelijke) verwijdering van jouw gegevens te vragen, kan alleen tegemoet gekomen worden als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven;
  • het recht van verzet: het recht om je in bepaalde gevallen tegen de verwerking van jouw gegevens te verzetten.

Als je gebruik wilt maken van jouw rechten, dan kun je dit per email bij op privacy@systra.nl aangeven. Als jouw verzoek wordt afgewezen wordt aan jou uitgelegd waarom. Een reden kan zijn dat jouw dossier informatie bevat die van belang is of kan zijn voor anderen. Je ontvangt binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek bericht van Systra ICT.

Ook als je een klacht hebt over de wijze van verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact met Systra ICT opnemen en probeert Systra ICT er samen met jou uit te komen.

Heb je een (andere) opmerking/vraag/suggestie of wil je bezwaar maken tegen direct marketing door Systra ICT? Ook daarvoor kunt je schriftelijk contact met ons opnemen.

Uiteraard zal Systra ICT ook met de in dit verband verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan.

Onze actuele contactgegevens zijn hier te vinden.

Privacyreglement Systra ICT versie maart 2018