Stap 1: uitnodigen
Wanneer je een online vergadering wil organiseren, begint dat met het versturen van de uitnodiging. Gebruik je Microsoft 365, dan kan dat gewoon via Microsoft Teams. Klik je op ‘Agenda’, dan komt je Outlook-agenda naar voren. Kies voor ‘Nieuwe vergadering’, vul de titel, datum en tijd in en selecteer een kanaal. Voeg in de beschrijving eventueel agendapunten toe, zodat de vergadering efficiënt verloopt. Nodig tot slot deelnemers uit. Dit kunnen collega’s zijn, maar ook mensen van buitenaf. Zij hebben geen Microsoft Teams nodig om mee te doen.
Stap 2: starten
Start de vergadering, dan ga je naar de digitale vergaderkamer. Dit doe je door de afspraak in je agenda te openen en te klikken op de knop ‘Deelnemen’. Of je nu een laptop, tablet of smartphone gebruikt, je hebt toegang met elk apparaat. Voordat je in de vergaderkamer komt, krijg je de mogelijkheid om je geluids- en video-instellingen te controleren. Daarna moeten alle deelnemers even wachten in de virtuele lobby totdat jij als organisator ze toelaat.
Stap 3: online vergaderen
Tijdens het online vergaderen heb je allerlei handige opties. Deze opties zorgen ervoor dat je bijna vergeet dat je collega’s op afstand zitten. Je kunt:
- je camera en microfoon in- en uitschakelen;
- je scherm delen;
- iets uitleggen met behulp van Microsoft Whiteboard;
- notulen maken;
- de vergadering opnemen.
Stap 4: opvolgen
Heb je tijdens de het online vergaderen notulen gemaakt, dan worden ze automatisch opgeslagen bij je kanaal. Eventuele opnames komen in Microsoft Stream te staan. Wil je ze delen? Dit kan eenvoudig door de link van het document of de video te kopiëren en te delen per mail. Daarnaast is het mogelijk om rechtstreeks taken toe te kennen via de tab ‘Planning’ in je kanaal. Wil je een nieuwe vergadering plannen? Dan begin je weer bij stap 1.
