E-mails. Ze blijven maar binnenstromen. Ook op drukke dagen, wanneer je eigenlijk geen tijd hebt om ze te beantwoorden. Voor je het weet staat je hele inbox vol. Het overzicht behouden? Probeer deze tips eens!
1. Bepaal een tijdslimiet
Bepaal een tijdslimiet voor het verwerken van e-mails. 25 minuten bijvoorbeeld. Gebruik een timer om de tijd bij te houden en ga aan de slag. Is je inbox na afloop niet leeg? Neem dan een korte pauze en start een nieuw blok van 25 minuten. Probeer vooraf het aantal benodigde blokken in te schatten. Er ligt immers nog meer werk op je te wachten.
2. Filter, verwijder en archiveer
Het verwerken van e-mails begint met filteren. Dit kan je het best doen op basis van onderwerp en afzender. Verwijder spam en plaats e-mails die je direct kunt archiveren in een hiervoor bestemde map.
3. No-brainer of denkwerk?
E-mails die na het filteren overblijven, vragen om actie. Je kunt ze onderverdelen in twee categorieën:
- E-mails die je binnen een minuut beantwoordt, zijn zogenoemde no-brainers. Pak ze direct op. De e-mail wegklikken en later weer openen kost namelijk meer tijd.
- E-mails waaraan je meer aandacht moet besteden, vallen onder de categorie denkwerk. Lees ze vlot door en maak alvast conceptreacties aan.
Aan het eind van de verwerkingssessie is uw inbox leeg en staan de conceptreacties klaar in de map Concepten.
4. Map Concept e-mails
De map Concepten is een mooie plek voor e-mails die om meer aandacht vragen. Neem de tijd voor de verwerking, zodat je de e-mails efficiënt kunt afhandelen. Bepaal vooraf een tijdslimiet. Op basis daarvan kunt u een of meerdere blokken opnemen in je planning.
5. Persoonlijke reactie
Heb je meer dan 24 of 48 uur nodig om een mail te beantwoorden? Stuur dan alvast een korte, persoonlijke reactie. Vertel dat je de e-mail heeft ontvangen en geef aan wanneer het antwoord volgt. Zo’n e-mail is een no-brainer die je gelijk kunt afhandelen. Dit geeft rust én de ontvanger weet waar hij aan toe is.
6. Speciale map voor follow-ups
Vraagt een e-mail om een actie van de ontvanger? Bewaar deze e-mail dan in een aparte map, zodat je dit niet vergeet. Een paar handigheidjes:
- Noem de map !Follow up. Dankzij het uitroepteken komt hij bovenaan in de lijst te staan.
- Plaats een terugkerende herinnering in je agenda, zodat je de map regelmatig even bekijkt.
- Zet jezelf in de bcc bij een reactie die om actie vraagt en bewaar de kopie in de map !Follow-up.
7. Leeg een overvolle mailbox
Staan er op dit moment tientallen, honderden of misschien zelfs duizenden e-mails in je inbox? Breng daar dan verandering in. De aanpak is eenvoudig: sorteer de e-mails op ontvangstdatum en verhuis alle berichten die ouder dan drie weken zijn naar een map die u Backlog noemt. Grijp rustige periodes aan om deze map op te schonen. Vaak kan je de e-mails grotendeels archiveren of weggooien. In je inbox staan nu alleen nog de meest recente berichten. Deze berichten verwerk je met behulp van tip 1 tot en met 6.
8. Verwerk e-mails op logische momenten
De hele dag door met e-mail bezig zijn, kost tijd. Benut hiervoor natuurlijke momenten. Plan bijvoorbeeld een verwerkingssessie nadat je een activiteit hebt afgerond. Om ervoor te zorgen dat je tussendoor niet wordt afgeleid, kan je de meldingen van je e-mail uitschakelen. De algemene verwachting is vaak dat je berichten binnen 24 tot 48 uur beantwoordt. Is iets écht urgent? Pak dan de telefoon.
Succes!
Bron: www.timemanagement.net
Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ICT-ontwikkelingen
Wil je meer weten over het onderwerp email?
Neem dan contact op met Harrie de Jong
